wordآموزش    

مقدمه

دوره ی آموزشی Word سومین مهارت از استاندارد ICDL می باشد . برنامهWord متداولترین برنامه واژه پرداز موجود به شمار می آید . هدف اصلی برنامه این است که در تایپ و قالب بندی متنها مفید واقع شود . اما ویژگیهای قدرتمند دیگری نیز دارد که امکان ایجاد جدولهای مختلف - کار با تصویرهای گرافیکی - طراحی صفحه وب و بسیاری از قابلیتهای دیگر را برایتان فراهم کرده است . برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Word نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد

 WORD اصول کار با

- اجراي Microsoft Word و آغاز كار با آن :
نرم افزار Word تحت سيستم عامل windows 98-2000-XP كار مي كند. براي شروع از منوي Start‏ ، زير منوي Programs و سپس گزينه Microsoft Word را انتخاب می کنیم.

- آشنايي با محيط كار و اجزاي آن :
دكمه Close يا بستن پنجره : جهـت بستن يك پنجره باز بايد از اين دكمه استفاده نمود ( البته از كليد تركيبي ALT+F4 نيز ميتوان استفاده كرد). بايد توجه داشت براي بستن هر پرونده ميتوانيد از منوي File زير منوي Exit را نيز انتخاب نمائيد.
دكمه Maximize يا حداكثر سازي : براي اينكه بتوان پنجره را به حداكثر اندازه خود رساند ميتوان از اين دكمه استفاده نمود.
دكمه Restore : پس از اينكه پنجره به حداكثر اندازه خود رسيد براي تبديل به اندازه قبلي خود از اين دكمه استفاده مي شود.


دكمه Minimize يا حداقل سازي :با کلیک کردن بر روی این دکمه ميتوان يك پنجره حداكثر شده و يا معمولي را حداقل نمود با انجام اين عمل پنجره به حداقل خود مي رسد و روي Task bar قرار می گیرد. توجه داشته باشيد كه پنجره اي كه حداقل شده است بسته نشده و هنوز در حافظه مستقر است.
- نوار عنوان يا Title Bar : نواري كه اسم پنجره روي آن قرار دارد نوار عنوان ناميده ميشود از نوار عنوان ميتوان براي حداكثر سازي و يا بازگرداني پنجره به حالت " وضعيت قبلي " استفاده نمود براي اين كار كافي است روي نوار عنوان دبل كليك نمائيد .
- دكمه Control Bottom يا كنترل : این دکمه در سمت چپ صفحه مانيتور قرار دارد.با دكمه كنترل ميتوان تمام عملياتي كه توضیح داده شد را انجام داد براي باز كردن دكمه كنترل كافي است روي دكمه آن كليك کرد. عمل ديگر دكمه كنترل بستن پنجره است براي اين كار بايد روي نشانه دكمه كنترل دبل كليك كرد.
- Move: براي جابجايي پنجره ميتوان از اين گزينه استفاده كرد . براي اينكه اين گزينه فعال شود بايد روي نوار عنوان دبل كليك نمود .


Menu Bar يا نوار منو : هر يك از منوها با توجه به نام خود، عملكردي خاص دارند. پس از باز شدن منو زير منوها را مشاهده خواهيد كرد كه هر زير منو به معناي يك فرمان مي باشد .
Toolbars يا نوار ابزار : نوارهاي ابزار كليدهاي دسترسي سريعتر به زير منوها مي باشند. در اصل گزينه ها و فرمان هاي موجود در زير منوها ، در نوارهاي ابزار نیز موجودند و كار را جهت دسترسي سريعتر به زير منوها آسان مي كنند . روشهای مختلف براي ظاهر كردن نوار ابزار :
الف ) انتخاب زير منوي Toolbars از منوي View
ب ) كليك راست بر روي Menu bar
براي محو كردن نوار ابزارها ميتوان روي آنها كليك راست كرده و زماني كه فهرست نوارهاي ابزار ظاهر گرديد ، آنها را از حالت فعال در آورید بدین صورت شما نوار ابزارها را در روي صفحه نخواهيد داشت .




- Ruler يا خط كش : خط كش يكي ديگر از ابزارهای كارآمد در برنامه Word ميباشد. اين خط كش بسيار دقيق بوده و با آنچه كه شما روي كاغذ اندازه ميگيريد برابر است . خط كش براي تنظيم حاشيه ها و تورفتگي ابتداي پاراگرافها استفاده ميشود. براي ظاهر كردن خط كش از منوي View زير منوي Ruler را انتخاب نمایید.




براي ظاهر كردن خط كش عمودي نیز ميتوانيد از منوي View پنجره را به حالت Page Layout برده و سپس از منوي Tools زير منوي Options را انتخاب و از روي برگ نشان View گزينه Vertical Ruler را انتخاب نمائيد.
درصورتيكه بخواهيد خط كش شما در سمت راست پنجره ظاهر شود مراحل بالا را تكرار و گزينه Right Ruler را انتخاب نمائيد.

Scroll Bar يا نوارهاي مرور : دكمه ها و نــوارهایی هستند که توسط آنها ميتوان صفحه را جابجا نمود . اين دكمه ها بطور افقي براي جابجايي به چپ و راست و بطور عمودي براي بالا و پائين طراحي شده اند. بجاي استفاده از دكمه هاي مرور كه با هر بار فشردن آنها كمي صفحه جابجا مي شود ميتوان از نوارهاي مرور نیز استفاده کرد.
براي جابجايي بايد روي اين نوارها قرار گرفته و بـــا ماوس نوار را جابجا نمود. در صورتيكه سند شما داراي چند صفحه باشد ميتواند نشان دهنده شمارش صفحه نيز باشد نوارهای مرور براي اين كار بايد اشاره گر ماوس را روي نـــوار برده و بر روي آن كليك كنيد تا شماره صفحه به نمايش در آيد. براي ظاهر كردن Scroll bar عمودي و افقي و انتقال آن به سمت چپ پنجره، بايد پنجره را از منوي View به حالت Page layout برده سپس از منوي Tools و زير منوي options در برگ نشان View گزينه هاي Vertical Scroll bar, Horizontal Scroll bar و Left Scroll bar را انتخاب نمود.
-Next Page, Previous Page يا صفحه قبل و بعد : براي آنكه يك صفحه به بالا يا پائين برود بايد از اين علامت استفاده كرد.
- محيط تايپ : اين محيط اصلي ترين قسمت برنامه است.
اين قسمت محل تايپ ، حروف چيني و صفحه آرايي شماست . تمام عملياتي كه بايد در مورد كارتان انجام دهيد در اين محل خواهد بود .
مكان نما : محل حرف بعدي را كه تايپ خواهد شدء نشان ميدهد.
Right Click يا كليك راست : قرار دادن اشاره گر بر روي موضوعي خاص و كليك دكمه سمت راست ماوس با اين عمل منوي ميانبري ظاهر ميشود كه كاربر ميتواند از آن فرماني را انتخاب نمايد.

- Screen Tips يا نكته ابزار : كافيست با ماوس روي يكي از كليد ها قرار بگيريد و كمي مكث كنيد خواهيد ديد يك جعبه متن كوچك به نام نكته ابزار باز خواهد شد و نام آن كليد را نشان خواهد داد.
Status Bar يا نوار وضعيت : اين نوار پائين ترين قسمت پنجره مي باشد كه به شما اطلاعاتي در مورد شماره صفحه ، قسمت ، كل صفحه ، فاصله از بالاي صفحه، خط روي صفحه ، وضعيت كاراكتر و... مي دهد توسط اين سطر يا نوار شما ميتوانيد موقعيت خود را بيابيد كه اكنون در كدام صفحه و كدام سطر قرار گیرد. براي ظاهر كردن اين نوار بر روي پنجره بايد پنجره را از منوي View به حالت Page layout برده و سپس از منوي Tools و زير منوي Options در برگ نشان View گزينه Status Bar را انتخاب كنيد.

اصول و قوانین تایپ

آشنايي با ميز و صندلي تايپيست :
ميز تايپيست معمولاً داراي دو يا سه كشو مي باشد.
تايپيست ميتواند وسايل كار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد اين ميز معمولاً 70 تا 72 سانتيمتر است.
ميز تايپيست بايد طوري قرار گيرد كه نور طبيعي از پشت سر و يا سمت راست تايپيست بتابد و اگر تايپيست از چراغ روميزي استفاده ميكند مي بايست چراغ روشنايي در سمت راست ، متناسب با ديد نصب شود. صندلي تايپيست داراي تكيه گاه با دو فنر نرم مي باشد، اين تكيه گاه بوسيله يك اهرم به ميله صندلي متصل است كه تايپيست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود كم يا زياد كند.
ميله صندلي از پائين به يك فنر قوي در زير نشيمن گاه مربوط است كه ميتوان آن را به طرف جلو و يا عقب حركت داد. اين صندلي گردان است . ارتفاع استاندارد آن از كف تا زير زانو 45 سانتي متر مي باشد ولي تايپيست به تناسب اندام خود ميتواند آنرا بالا و يا پائين ببرد .
قبل از شروع كار به نكات زير توجه نمائيد :
به گونه ای كه تكيه گاه پشت ، كف پاها و همچنين مهره هاي ستون فقرات به حالت صاف قرار گيرند ، روی صندلی بنشینید.
خم شدن به جلو يا عقب ضمن ايجاد خستگي باعث بروز عوارض ناشي از عدم رعايت صحيح نشستن نيز مي گردد.
اكنون كارهاي عملي را شرح خواهيم داد :
1-صفحه كليد را طوري روي ميز قرار دهيد كه لبه كي برد با لبه ميز موازي باشد و به حالت صحيح و مناسب بين دو دست شما قرار گيرد.
2-صندلي خود را طوري ميزان كنيد كه فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشيد.
3-پاهايتان زير صندلي قرار نگيرد بلكه كف پاها در زير ميزو بطور صاف روي زمين قرار گيرد و پاي راست كمي جلوتر از پاي چپ شما باشد .
4-دستهاي شما مي بايست با ماشين زاويه 90 درجه تشكيل دهد.
5-انگشتان خود را به حالت نيمه خمـــيده روي دگمه ها بگذاريد و از تكان دادن بازو يا مچ ها خودداري نمایید.
مكاتبات اداري و بازرگاني :
مكاتبات :
مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و سازمان كه ميتواند به وسيله پست يا فرد انجام گيرد.
مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس بايگاني مي گردد.
مكاتبات بر دو نوع است :
1- مكاتبات بازرگاني
2- مكاتبات اداري

- مكاتبات بازرگاني :
مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالي .
مطالب چاپي روي نامه هاي بازرگاني بشرح زير است : بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد. سرلوحه آن عبارتست از :
- علامت تجاري
- نام موسسه
- شماره ثبت دفتر شركت ها
- نشاني
- تلفن
- نشاني تلگرافي ، تلكس و يا فاكس
- نوع فعاليت
- مكاتبات اداري :
تفاوت مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتاری آن مي باشد .

قوانین تایپ فارسی

- قوانين تايپ :
اكنون شروع به تايپ نمائيد. با زدن Space كلمات از يكديگر جدا مي شوند. زمانی که يك سطر تمام مي شود براي رفتن به سطر بعد لازم نيست Enter بزنيد ، برنامه توسط خصوصيت Word Wrap موجب مي گردد كه سطر شما بدون زدن Enter شكسته شود . اكنون يك جمله به پايان رسيد . نقطه را گذاشته و ادامه دهيد تا جمله بعدي نيز تمام شود. آيا بنظر شما يك پاراگراف پايان پذيرفته و يا چون دو جمله داريد ، دو پاراگراف تايپ كرده ايد؟ در جواب بايد گفت يك پاراگراف شامل يك حرف ، يك سطر يا چند سطر است كه تا پايان نپذيرفته Enter نبايد زد. هرگاه Enter زده شد به مفهوم پايان يك پاراگراف است .
- اصول تايپ :
تايپ فارسي : درس اول

تمرين :
شكيبا – ساسان – مامان – تينا – تمشك – آسان – انگشتان – بايگاني – گلابي – گيتي – مالش - نان – آب – شام – سام – سياست – كياست – تابستان – شايان – مات – ماش – كمك ياس – تلاش- يال – شبنم – شب – كمال – كمان – سيمين – شكاك – شكيل - آسمان آبان – لباس – سامانتا- تمام – شميم – نيك – اناب – آسياب – لام – كام – گلاب – گلشن – كامياب – تابان – سلام – كتلت – سيمان - آبي

- از كليد ميانبر ALT+SHIFT سمت چپ براي تبديل صفحه كليد به لاتين و از كليد ميانبر ALT+SHIFT سمت راست براي تبديل صفحه كليد به فارسي استفاده كنيد.

از كليد تركيبي CTRL+SHIFT سمت چپ براي چپ چين و از كليد تركيبي CTRL+SHIF سمت راست براي راست چين كردن استفاده نمایید.

قوانین تایپ لاتین

درس اول

تمرين :
Asad- Safa- Hadad- Das- Laf- Sad- Hads- Hall- Shad- Jad- Jalall- Adl- Sadha- Laj- Shafa- Jafa- Has- Lagha- Hadaf

تايپ فارسي : درس دوم

تمرين :
كاملاً – سياحت – غلاف – جفا – ثبات – چماق – اصلاً – خام – هشام – حسام – فياض - فيض – غيض – چخماق – هاتم – غاصب – سماق – جناق – سياه – كليسا- كياست – سام – خفته – آشفته – قاسم – هاشم – حجم – غاصب – صحيفه – صفـي الله – آسايشگاه – آتشگاه – قصاب – قناعت – حكاك – جميله – شاهين – قاتل
تايپ لاتين : درس دوم

تمرين :
Topes- Wash- Glass- Door – Wall- Yoshiro- Site – Style – Tools – Help – Edit- File- Word – Saturday- Sunday – Tuesday – Thursday- Friday- Air
تايپ فارسي : درس سوم

آشنایی با میز کار وصندلی تایپیست

ميز تايپيست معمولاً داراي دو يا سه كشو مي باشد. تايپيست ميتواند وسايل كار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد اين ميز معمولاً 70 تا 72 سانتيمتر مي باشد.
ميز تايپيست بايد طوري قرار گيرد كه نور طبيعي از پشت سر و يا سمت راست تايپيست بتابد و اگر تايپيست از چراغ روميزي استفاده ميكند مي بايست چراغ روشنايي در سمت راست متناسب با ديد وی نصب شود. صندلي تايپيست داراي تكيه گاه با دو فنر نرم مي باشد، اين تكيه گاه بوسيله يك اهرم به ميله صندلي متصل است كه تايپيست ميتواند ارتفاع آن را متناسب اندام خود كم يا زياد كند.
ميله صندلي از پائين به يك فنر قوي در زير نشيمن گاه مربوط است كه ميتوان آن را به طرف جلو و يا عقب حركت داد. اين صندلي گردان است . ارتفاع استاندارد آن از كف تا زير زانو 45 سانتي متر است ولي تايپيست به تناسب اندام خود ميتواند آنرا بالا و يا پائين ببرد اين صندلي بدون دسته و چرخ دار مي باشد . قبل از شروع كار به نكات زير توجه نمائيد :
بطوري كه تكيه گاه پشت ، كف پاها و همچنين مهره هاي ستون فقرات به حالت صاف قرار گيرند، روی صندلی بنشیند.
خم شدن به جلو يا عقب ضمن ايجاد خستگي باعث بروز عوارض ناشي از عدم رعايت صحيح نشستن نيز مي گردد. اكنون كارهاي عملي را شرح خواهيم داد :
1-صفحه كليد را طوري روي ميز قرار دهيد كه لبه كي برد با لبه ميز موازي باشد و به حالت صحيح و مناسب بين دو دست شما قرار گيرد.
2-صندلي خود را طوري ميزان كنيد كه فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشيد.
3-پاهايتان زير صندلي قرار نگيرد بلكه كف پاها در زير ميزو بطور صاف روي زمين قرار گيرد و پاي راست كمي جلوتر از پاي چپ شما باشد .
4-دستهاي شما مي بايست با ماشين زاويه 90 درجه تشكيل دهد.
5-انگشتان خود را به حالت نيمه خمـــيده روي دگمه ها بگذاريد و از تكان دادن بازو يا مچ ها خودداري كنيد.

مکاتبات اداری و بازرگانی

مكاتبات :

مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و سازمان كه ميتواند به وسيله پست يا فرد انجام گيرد.
مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس بايگاني مي گردد.

مكاتبات بر دو نوع است :

1- مكاتبات بازرگاني
2- مكاتبات اداري


- مكاتبات بازرگاني :

مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالي .
بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد. سرلوحه آن عبارتست از :
-علامت تجاري
-نام موسسه
-شماره ثبت دفتر شركت ها
-نشاني
-تلفن
-نشاني تلگرافي و تلكس و يا فاكس
-نوع فعاليت

- مكاتبات اداري :

تفاوت مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتن آن مي باشد .

ابعاد نامه هاي اداري :

طبق دستور العمل اداره كل بهبود روشها در سازمان امور اداري و استخدامي كشور كاغذها بشرح زير در موارد مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد :

- كاغذهاي A3 :
بدون سرلوحه است و براي تهيه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار مي گيرد.

- كاغذ هاي A4 :

مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 بيشتر باشد ( براي گزارش هم از اين كاغذ استفاده مي شود ).

- كاغذ A5 :

مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 كمتر باشد .

- كاغذ A6 :

بدون سرلوحه است و براي نامه نگاري بين كارمندان مورد استفاده قرار مي گيرد و فقط در طرف چپ و بالاي كاغذ كلمه (يادداشت ) چاپ ميشود.
طبق اين دستورالعمل اندازه نامه هاي اداري بر دو نوع است :

- نامه هاي بزرگ A4 :
به ابعاد 297 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر بيشتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

- نامه هاي كوچك A5 :

به ابعاد 148 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر كمتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

نحوه تهيه نامه هاي اداري :

اجزاء مختلف نامه اداري :
هر نامه اداري داراي پنج جزء بشرح زير مي باشد :
1-سرلوحه
2-عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه
3-متن نامه
4-مشخصات امضاء كننده نامه
5-گيرندگان رونوشت
اينك بشرح هر يك از اجزاء بالا مي پردازيم :

1- سرلوحه :

-آرم جمهوري اسلامي ايران سمت راست يا بالاي نامه .
-نام سازمان اصلي زير آرم و نام واحد يا اداره
وابسته زير نام اصلي .
-تاريخ در سمت چپ
-شماره در سمت چپ
-پيوست در سمت چپ

2- عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه :

الف : عنوان گيرنده
عنوان گيرنده كه با كلمه ( به ) در نامه مشخص ميشود عبارت است از :
نام شخص يا موسسه اي كه نامه براي او فرستاده ميشود.

ب : عنوان فرستنده
عنوان فرستنده كه با كلمه ( از) در نامه مشخص ميشود عبارت است از :
نام شخص ، موسسه ، سازمان و يا واحد سازماني كه نامه از طرف آن نوشته ميشود.

ج : موضوع نامه
موضوع نامه عبارت است از عبارت كوتاه و گويايي كه مبين محتواي نامه باشد. (يعني متن نامه درباره چه موضوعي مي باشد ).

مثال :

به : سازمان انرژي اتمي اصفهان
از: فني حرفه اي استان اصفهان
موضوع: ماموريت جهت آموزش
- متن نامه :
منظور از متن نامه مطالب و شرحي است كه در مورد موضوع نامه نوشته ميشود .
متن نامه ممكن است از يك يا چند پاراگراف تشكيل شده باشد كه قسمت اول را پاراگراف افتتاحيه و بعد از آن را پاراگراف مياني و قسمت آخر را پاراگراف اختتاميه مي نامند.
پاراگراف :
اصولاً پاراگراف شامل يك بند يا يك قسمت است كه از چند جمله مربوط به هم تشكيل شده و ضمن اينكه پاراگراف ، خود داراي معني مستقلي است اما با پاراگراف هاي بعدي نيز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا مي شوند.

3- مشخصات امضاء كننده نامه :

مشخصات امضاء كننده نامه در سمت چپ نامه مي باشد .
نام و نام خانوادگي مقام
يك يا دو سطر فاصله
موقعيت سازماني امضاء كننده
بايد توجه نمود كه نام و نام خانوادگي درست در وسط عنوان پست سازماني امضاء كننده قرار ميگيرد.

در مواردي كه مقام ديگري حق امضاء نامه را بجاي امضاء كننده اصلي داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء كننده نام و نام خانوادگي امضاء كننده اصلي و همچنين عنوان سازماني وي نوشته شده و با اضافه كردن عبارت ( از طرف) در جلوي آن امضاي نامه بوسيله مقامي كه به او تفويض اختيار شده صورت مي گيرد .

نامه هاي اداري بر دو نوع است :

1-نامه هاي وارده : آن دسته از نامه هايي كه به درون ارگان يا سازماني وارد ميشود.
2-نامه هاي صادره : آن دسته از نامه هايي كه به بيرون از ارگان يا سازمان ارسال ميشود.
لازم به ياد آوري است كه دفتري بنام دفتر انديكاتور وجود دارد كه مخصوص ثبت كليه مكاتبات نامه هاي وارده و صادره ميباشد.
براي ماشين كردن نامه هاي اداري بايد به نكات زير توجه كرد :
تحرير كردن مشخصات گيرندگان رونوشت :
رونوشت عبارت است از نسخه برداري يا كپي برداري از روي نامه اصلي اگر نامه اداري داراي سه رونوشت براي سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تايپ ميشود كه سه نسخه آن براي آن سه محل ، يك نسخه از رونوشت براي بايگاني قسمت مربوطه و يك نسخه هم كه همان نامه اصلي مي باشد.
شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از يك يا دو فاصله سطري از عنوان سازماني امضاء كننده نامه مي باشد.
پس از تايپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و يك فاصله سطري داده ، از زير دو نقطه با خط تيره شروع به تايپ قسمت هايي كه نامه بايد به آنجا فرستاده شود مي نمائيم.

مثال :

رونوشت :
- جناب آقاي ... ( با توضيح سمت)
- جناب آقاي ... ( با توضيح سمت )
- جناب آقاي ... (با توضيح سمت )
- بايگاني
پيوست : هر مدركي كه همراه نامه فرستاده ميشود پيوست ناميده ميشود. در قسمت بالاي نامه كلمه پيوست در سمت چپ بصورت چاپي مي باشد كه اگر نامه اي داراي پيوست باشد بايد جلوي كلمه پيوست كلمه (دارد) را اضــــــافه كنيم و اگر نداشته باشد بصورت خط تيره يا كلمه ( ندارد) نشان داده ميشود.

نمونه نامه اداری

تاريخ : 7/8/1381
شماره :
6275987پيوست : دارد
سازمان آموزش فني و حرفه اي استان اصفهان

به : سرپرست آموزش

از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهان
موضوع : آموزش اينترنت

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفرمدرس را جهت آموزش اينترنت به اين مركز معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي اينترنت به اين شركت ارسال نمايند.

قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

نام و نام خانوادگي

مسئول امور اداري



نمونه ديگري از يك نامه اداري همراه با رونوشت :

تاريخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پيوست : دارد
سازمان آموزش فني و حرفه اي استان اصفهان
به : سرپرست آموزش
از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهان
موضوع : آموزش Word

احتراماًء
عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفر مدرس را جهت آموزش Word به اين شركت معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي Word به اين شركت ارسال نمايند.
قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

نام و نام خانوادگي
مسئول امور اداري
رونوشت :
- اداره اطلاعات
- بايگاني

انتخاب قلم Font

قلم مهمترين ابزار يك برنامه تايپي مي باشد.
براي دسترسي به اين قلمها راههاي متفاوتي وجود دارد يكي از آنها استفاده از منوي Format و زير منوي Font است . روش دیگر استفاده از ماوس است كه بر روي يكي از سطــرهاي تايپ شده رفته و كليك راست مي كنيم و گزينه Font را انتخاب مي نمائيم . روش ديگري كه براي دسترسي به كادر محاوره اي Font ميتوان عنوان كرد استفاده از كليد تركيبي Ctrl+D مي باشد .
روش ديگر استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+F سپس استفاده از كليد هاي جهت نما يا Arrow Key و انتخاب قلم مورد نظر و زدن كليد Enter مي باشد .
- كادر محاوره اي Font :
در اين كادر محاوره اي دو كادر عربي و لاتين ديده ميشود كه با توجه به متن خود آنها را انتخاب مي كنيد توسط Box جلوي گزينه Font ميتوانيد از قلمهاي گوناگوني استفاده نمائيد هر قلم شكل متفاوتي با قلم ديگر دارد و براي آنكه قابل شناسايي باشد اسمي براي آن در نظر گرفته شده است .
- Font Style : توسط اين گزينه قلمها را به يكي از حالتهاي نوشته در Box در ميآوريد. البته از كليد هاي تركيبي Ctrl+B براي حالت Bold و از كليدهاي تركيبي Ctrl+I براي حالت Italic ميتوان استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Bold و Italic از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.
- Size : توسط اين گزينه ميتوانيد يك متن را ريز تر يا درشت تر بنويسيد. براي تغيير اندازه قلم ميتوان از كليد تركيبي Ctrl+Shift+< یا > و همچنين از كليد تركيبي Ctrl+[ یا ] نيز استفاده نمود. يكي ديگر از راههاي تغيير اندازه قلم استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+P سپس استفاده از كليدهاي جهت نما براي انتخاب سايز و زدن Enter جهت تائيد آن استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Size از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.
- Color : يكي ديگر از مزيتهاي Word اين است كه به شما امكان چاپ رنگي ميدهد توسط اين گزينه ميتوانيد براي فونتهاي خود رنگهاي مختلف انتخاب كنيد. توجه داشته باشيد كه اگر به متن خود رنگ داديد و اين متن را با چاپگر سياه و سفيد چاپ نموديد چاپگر ، متن رنگي شما را به حالت طيفي از سياه و سفيد چاپ خواهد كرد. چنانچه رنگ خودكار Automatic را انتخاب كرده باشيد اگر رنگ زير زمينه عوض شود رنگ قلم نيز بطور خودكار و با توجه به رنگ زمينه عوض خواهد شد.
البته ميتوانيد دكمه Font Color از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.





Underline : از طريق اين گزينه ميتوانيد زير متن خود خط بكشيد . با انتخاب None که به صورت پیش فرض انتخاب شده است زير لغات خط کشیده نمی شود. انتخاب Word Only باعث می شود که فقط زير لغات خط كشيده شود و زير فاصله هايي كه با Space هستند خطي كشيده نمي شود.
البته ميتوانيد دكمه Underline از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد و یااز كليد تركيبي Ctrl+U استفاده نمایید.
- Effect :
Superscript : از این گزینه براي تايپ توان استفاده ميشود البته از كليد تركيبي Ctrl+Shift+(+) نيز ميتوان استفاده نمود.
- Subscript: از این گزینه براي انديس پائين استفاده ميشود البته از كليد تركيبي Ctrl+(+) نيز ميتوان استفاده نمود.
- Hidden : با استفاده از این گزینه می توان متن بلوك شده را پنهان نمود تا در پرونده نمايش داده نشود ، براي نمايش مجدد بايد پرونده را بلوك كرده و ضربدر داخل اين گزينه را برداشت. درصورتيكه خواستيــد متــن بلوك شده پنهان شـود و Hidden را انتخاب نموديــد و اين كار صـورت نگرفت دقت نمایید که :
1- علامت (Show/Hide) در نوار ابزار Standard غیر فعال باشـد.
2- در منوي Tools زير منوي Option ، برگ نشان View گزينه Hidden text انتخاب نشده باشد.
Default : تمام تنظيمات را به حالت پیش فرض برمی گرداند.
Preview : جعبه نمايش است .
كادر محاوره اي Character Spacing :
Scale : توسط اين گزينه ميتوانيد متن خود را كشيده يا باز كنيد توجه داشته باشيد كه فشرده سازي يا باز كردن عملي است كه بر سر قلمها خواهد آمد نه بر سر فاصله بين حروف.
Spacing : فاصله بين حروف يك كلمه را كم و يا زياد مي كند.
Position: متن خود را (Lowered) پائين تر و يا (Raised) بالاتر از خط اصلي قرار ميدهد و براي تايپ فرمولها از آن استفاده ميشود . بايد توجه داشت كه بالا يا پائين رفتن کلمات از خط اصلي توسط كاربر تنظيم ميشود و تفاوت آن با Superscript,Subscript در همين است زيرا توسط اين دو گزينه توان يا انديس پائين فاصله آنها تا خط اصلي اتوماتيك تنظيم ميشود.
كادر محاوره اي Text Effects :
Animation: در صورتي كه متن خود را بلوك كرده و يكي از گزينه هاي اين كادر محاوره اي را انتخاب كنيد دور متن انتخابي شما طيفي از نوارهاي رنگي ظاهر ميشود كه آن متن را در صفحه مانيتور مشخص و نمايان ميكند.

برگردان و انجام مجدد -Undo & Redo

قلمي عوض كرده ايد . متني پاك كرده ايد . رنگ قلم را تغيير داده ايد هر عملي كه انجام داده ايد مهم نيست چنانچه از كاري كه كرده ايد پشيمان شده اید از Undo يا كليد تركيبي Ctrl+Z ميتوانيد استفاده نمائيد. حالا اگر خواستيد عملی را که لغو کرده اید مجددا انجام دهيد از Redo يا از كليد تركيبي Ctrl+Y استفاده نمایید.
- همچنين ميتوانيد براي سرعت بخشیدن به كار از فلش كوچكي كه به دو طرف خميده شده است در نوار ابزار Standard استفاده كنيد و یا اين دو فرمان را از منوي Edit انتخاب نمایید.
بزرگ نمايي (Zoom) :
براي رسيدن به اين زير منو بايد از منوي View استفاده كرد. چنانچه صفحه خود را كوچك مي بينيد ميتوانيد توسط فرمان بزرگنمايي صفحه را بزرگ نمایید.
عمل بزرگنمايي از طريق نوار ابزار Standard نيز ممكن است و حتي ميتوان اندازه دلخواه را در Box تايپ نموده و Enter زد .
Page Width: بزرگنمايي به اندازه اي است كه عرض صفحه (پهنا) مشخص باشد.
Whole Page : بزرگنمايي به اندازه اي است كه تمام صفحه در اين حالت با جزئيات آن كاملاً مشخص است . Many Page: توسط اين گزينه ميتوانيد چند صفحه را همزمان مشاهده كنيد.
Percent : بزرگنمايي ميتواند بصورت دلخواه باشد. بايد توجه داشت در صورتيكه بخواهيد تمام گزينه هاي فوق فعال باشند بايد پنجره روي حالت Page Layout باشد . اين گزينه را ميتوانيد از منوي View انتخاب نمائيد.

كليد هاي ويرايشي :
همانطور كه ميدانيد برنامه Word داراي كليدهاي تركيبي فراواني مي باشد كه در زير چند نمونه از مهمترين اين كليدها آمده است .
بعضي از اين جهت ها بستگي به فارسي و لاتين بودن متن دارد.

لینک مطلب